কাজের ইমেলগুলিতে আরও পেশাদার শোনার জন্য 3 টিপস৷

আধুনিক যুগে, আপনার কাজের জন্য আপনাকে সহকর্মী, বস, ক্লায়েন্ট এবং আরও অনেক কিছুকে ইমেল পাঠাতে হতে পারে।

ওয়াইফাই বিশ্লেষক উইন্ডোজ 8

আপনার ইমেইল সহজ বার্তা নয়; এটি প্রতিনিধিত্ব করে যে আপনি একজন পেশাদার কর্মচারী হিসাবে কে। অতএব, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেল ভালভাবে লেখা এবং পড়া সহজ।

যদি আপনার কোম্পানি একটি নির্দিষ্ট প্রোগ্রাম ব্যবহার করে - যেমন Microsoft Outlook, উদাহরণস্বরূপ - আপনি কীভাবে আবেদন করবেন তা শিখতে চাইতে পারেন বার্তা বিন্যাস . আপনি বার্তা পাঠানোর জন্য যে প্ল্যাটফর্মটিই ব্যবহার করুন না কেন, আপনার ইমেলে পাঠাতে ক্লিক করার আগে আপনাকে বিভিন্ন প্রয়োজনীয় টিপস মনে রাখতে হবে।

পেশাদার ক্ষেত্রে কাজ করা যে কারও জন্য চ্যালেঞ্জিং হতে পারে, তবে সম্ভবত বিশেষত যারা মানসিক অসুস্থতার লক্ষণগুলি বা অন্যান্য মানসিক স্বাস্থ্য সংক্রান্ত উদ্বেগগুলি পরিচালনা করছেন তাদের জন্য।

সৌভাগ্যবশত, এই স্ট্রেসগুলি পরিচালনা করতে, ভাল মোকাবেলা করার পদ্ধতি বিকাশ করতে এবং আপনার অনুভূতিগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য আপনাকে অনলাইনে অনেক সরঞ্জাম উপলব্ধ রয়েছে। এখানে ক্লিক করুন আরও তথ্য এবং নিবন্ধের জন্য যা প্রয়োজনে আরও অন্তর্দৃষ্টি এবং চিকিত্সার অ্যাক্সেস প্রদান করতে পারে।

আপনার কাজের ইমেলগুলি প্রুফরিড করুন

আপনার হাতে থাকা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং মূল্যবান হাতিয়ার হল প্রুফরিডিং। আপনি আপনার ইমেল পাঠানোর বিষয়ে চিন্তা করার আগে, একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন বিবেচনা করুন: আপনার ইমেলটি কি ব্যাকরণগত এবং যৌক্তিক অর্থে পরিণত হয়?

উপলব্ধ থাকলে ইমেলের পূর্বনির্মাণ বানান পরীক্ষক ব্যবহার করে ব্যাকরণগত ভুলের জন্য পরীক্ষা করুন। আপনি যদি আপনার বানান পরীক্ষককে সন্দেহ করেন তবে বাইরের সংস্থানগুলি (যেমন একটি অনলাইন অভিধান) ব্যবহার করতে ভয় পাবেন না।

অন্যান্য ব্যাকরণগত ত্রুটিগুলির জন্য সন্ধান করতে পারে:

• বড় অক্ষরের ভুল ব্যবহার
• বিরাম চিহ্নের ভুল ব্যবহার (কমা, সেমিকোলন, ইত্যাদি)
• পেশাদার সেটিংসের জন্য অনুপযুক্ত লেখার শৈলী এবং সুর
• সঠিক বিশেষ্যের ভুল ব্যবহার - অন্য লোকেদের সম্বোধন করার সময় এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ; গুরুত্বপূর্ণ কারো (বা কিছু) নামের ভুল বানান করার চেয়ে কিছু জিনিস বেশি বিব্রতকর!

আপনার ইমেল প্রস্তুত হয়ে গেলে, এটি অর্থপূর্ণ কিনা তা দেখতে জোরে জোরে পড়ুন। কখনও কখনও, আপনি বলতে পারেন যে একটি বাক্য 'বন্ধ' হয় কিনা তা কেবল শব্দের মাধ্যমে।

সেখান থেকে, ইমেলের সামগ্রিক প্রবাহ সামঞ্জস্যপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনি যেকোনো সংশোধন করতে পারেন।

অবশেষে, এবং যদি আপনার কাছে সময় থাকে, ইমেলটিকে খসড়া হিসাবে সংরক্ষণ করুন এবং এটি থেকে দূরে চলে যান। এছাড়াও আপনি যে কোনো বন্ধু বা পরিবারকে আপনার ইমেল পড়তে বলতে পারেন যাতে তারা কোনো ত্রুটি খুঁজে পায় কিনা।

থাম্বের একটি ভাল নিয়ম হল শুধুমাত্র 'পাঠান' আঘাত করা যখন আপনি আত্মবিশ্বাসী বোধ করেন যে আপনি প্রুফরিড করেছেন এবং আপনার সামর্থ্য অনুযায়ী আপনার বার্তার সবকিছু পুনর্বিবেচনা করেছেন।

কাজের ইমেইলে সংক্ষিপ্ত হোন

আপনার কোম্পানির প্রত্যেকেরই তাদের দায়িত্ব পালনের দায়িত্ব রয়েছে, তাই সংক্ষিপ্ত ইমেল তৈরি করে তাদের সময়কে সম্মান করা সহায়ক। এগুলিকে সংক্ষিপ্ত, মিষ্টি এবং বিন্দু পর্যন্ত তৈরি করে, আপনি অবিলম্বে একটি পরিষ্কার উত্তর পেতে পারেন এবং আপনার দিনটি চালিয়ে যেতে পারেন।

প্রথমে, নিশ্চিত করুন যে আপনার বার্তাগুলিতে সংক্ষিপ্ত, সহজে বোঝা যায় এমন অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে৷ আসলে, প্রতিটি অনুচ্ছেদ দুটি বাক্যের বেশি হতে হবে না।

ধরুন আপনার ইমেলের জন্য আপনাকে একাধিক পূর্ণ-দৈর্ঘ্য অনুচ্ছেদ লিখতে হবে। সেই ক্ষেত্রে, বিভ্রান্তি এবং ভুল যোগাযোগ কমাতে আপনি যার সাথে ইমেল করছেন তার সাথে একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের সময় নির্ধারণের কথা বিবেচনা করতে পারেন।

নিশ্চিত করুন যে আপনার প্রতিটি অনুচ্ছেদে শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক তথ্য রয়েছে। যতটা লোভনীয় ছোট বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা যা আপনার প্রাপককে আপনার বার্তা বুঝতে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু সেই সংযোজনগুলি কেটে আপনি একটি ইমেল তৈরি করতে পারেন যা সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি।

এই ধরনের বার্তাগুলি প্রায়ই একজন পাঠকের পক্ষে বোঝার জন্য অনেক সহজ হয় এবং আপনার গ্রহণকারী পক্ষ সম্ভবত প্রয়োজনে প্রতিক্রিয়া হিসাবে স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে।

সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করার আরেকটি সহায়ক উপায় হল 'হতে' ক্রিয়াপদ থেকে সতর্ক থাকা। উদাহরণস্বরূপ, 'আমি একটি প্রতিবেদন পাঠাতে সক্ষম হতে চাই' এর মতো কিছু 'আমি একটি প্রতিবেদন পাঠাচ্ছি' এ সংক্ষিপ্ত হতে পারে।

এই পরিস্থিতিতে, আপনি একটি 'হতে হবে' ক্রিয়াটি মুছে ফেলবেন এবং এটিকে একটি সক্রিয় ক্রিয়া দিয়ে প্রতিস্থাপন করবেন যা শব্দহীনতা দূর করে।

একটি সম্মানজনক স্বরে লিখুন

সর্বোপরি, সম্মানের সাথে আপনার বার্তা পৌঁছে দিন।

প্রাপক আপনার সাথে সরাসরি কথা বলছেন না বলে একটি ইমেলে আগ্রাসন খারাপ-উৎসাহী হিসাবে আসতে পারে। ইতিবাচকতার সাথে নেতিবাচকতার ভারসাম্য বজায় রেখে খারাপ খবর দেওয়ার সময়ও আপনি এই দুর্ঘটনাজনিত টোন এড়াতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন কর্মচারীর কর্মক্ষমতার সমালোচনা করতে চান তবে আপনি ইতিবাচক কিছু বলে বাক্যটি শুরু করতে পারেন এবং আপনার সমালোচনা দিয়ে এটি শেষ করতে পারেন।

system_thread_exception_not_handled dxgmms2.sys

উপরন্তু, 'কিন্তু' ব্যবহার এড়িয়ে চলুন . এটি বাক্যের প্রথমার্ধকে অস্বীকার করে, তাই আপনি ইতিবাচক কিছু দিয়ে শুরু করলেও, 'কিন্তু' ব্যবহার করে কেউ ভাবতে পারে যে আপনি অসৎ। সুতরাং, 'কিন্তু' কে 'এবং' দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন যাতে উভয় বিবৃতি সত্য থাকে।

আপনি আপনার বার্তার শেষে একটি সংক্ষিপ্ত স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করার কথাও ভাবতে পারেন। এই স্বাক্ষরগুলি আপনার প্রাপকের কাছে গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ এবং ব্যক্তিগত তথ্য জানাতে সাহায্য করতে পারে।

আপনি যদি চান, আপনার ইমেল সেটিংসে যান এবং একটি স্বাক্ষর সেট আপ করুন যাতে আপনার নাম, যোগাযোগের ফোন নম্বর এবং আপনার সাথে সংযুক্ত অন্যান্য সাইটগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে৷

আপনার কোম্পানির একটি লোগো থাকলে, আপনি আপনার স্বাক্ষরের অংশ হিসাবে ভিজ্যুয়াল অন্তর্ভুক্ত করার কথা বিবেচনা করতে পারেন। ফলাফল হল একটি ইমেল যা শোনায় এবং পেশাদার দেখায়, যা একটি সম্মানজনক সুর বজায় রাখে।

উপসংহার

মনে রাখার একটি প্রধান উপায় হল ছোট, সংক্ষিপ্ত, এবং ত্রুটি-মুক্ত বার্তাগুলি আপনার সর্বোত্তম ক্ষমতার জন্য তৈরি করা, এমনকি আরও নৈমিত্তিক ইমেলগুলিতেও৷ এটি করার মাধ্যমে, আপনি আপনার বসকে দেখাবেন যে আপনি তাদের সম্মান করেন এবং আপনি নিজেকে বলছেন যে আপনি প্রকৃতপক্ষে একজন পেশাদার আপনি চান যে অন্যরা আপনাকে হিসাবে দেখুক।